Varför stämmer inte lagersaldot?

Ett saldo som inte går att lita på förgiftar allt nedströms. Inköparen beställer för säkerhets skull, säljaren lovar leverans på material som inte finns, och plockaren lär sig att systemet ändå har fel. Det tråkiga är att differenserna sällan beror på stöld eller slarv. De beror på rutiner som gör det omöjligt att hålla saldot rätt.

De fem vanligaste orsakerna

1. Uttag registreras i efterhand. Material tas till produktionen på förmiddagen och bokförs efter lunch, eller i slutet av veckan. Varje timme mellan händelse och registrering är ett fönster där saldot ljuger.
2. Kassationer registreras aldrig. Den spruckna detaljen åker i containern, men saldot tror att den ligger kvar på hyllan. Små svinn som aldrig syns bygger stora differenser över tid.
3. Inleveranser läggs in klumpvis. Godset ställs på golvet på tisdagen och registreras på fredagen. Under tiden är saldot fel åt andra hållet, och inköp hinner reagera på det.
4. Flera system, manuell synk. Saldot lever i både ekonomisystemet och ett Excel-ark, och någon uppdaterar det ena från det andra när det finns tid. Två sanningar är ingen sanning.
5. Plock utan kontroll. Plockas fel artikel blir det två fel samtidigt, ett saldo för högt och ett för lågt, och inget av dem upptäcks förrän någon står vid en tom hylla.

Principen som löser det

Alla fem orsakerna är samma orsak i olika förklädnad: registreringen är skild från händelsen. Lösningen är lika enkel att formulera som den är effektiv. Varje förflyttning registreras i det ögonblick den sker, av personen som gör den, med en skanning i stället för en anteckning. Då blir registreringen en sekundsnabb del av arbetsmomentet i stället för en administrativ syssla som skjuts upp.

Det ställer ett krav på systemet: det måste finnas där arbetet sker. I handen på golvet, inte på en kontorsdator tjugo meter bort. Det är därför saldoproblem sällan går att lösa med mer disciplin i ett system som inte är byggt för flödet.

När är det dags att agera?

• Ni inventerar oftare än en gång per år för att ni måste
• Inköp lägger säkerhetsbeställningar för att saldot inte går att lita på
• Uttrycket “kolla fysiskt först” används dagligen
• Differensen vid senaste inventeringen översteg några procent av lagervärdet

Så hjälper vi er

Vi bygger skräddarsydda lagerhanteringssystem där registreringen följer ert faktiska flöde. En skanning vid varje förflyttning, saldo i realtid, och en enda källa till sanning som andra system kan läsa ifrån. Ring oss och beskriv var era differenser brukar dyka upp, så berättar vi var glappet sitter.